Digitale Führerscheinkontrolle mit RFID, Power Apps, Power Automate und SharePoint-Listen als Datenbank

Die Umstellung von manuellen Prozessen auf digitale Lösungen, wie die Führerscheinkontrolle, ist ein innovatives Beispiel dafür. Es ist verständlich, dass bei solchen Projekten sowohl Kosten als auch Datenschutz eine wesentliche Rolle spielen und die Entscheidung gegen externe Produkte beeinflussen. Die Nutzung der vorhandenen Ressourcen von Office 365 ist eine kluge Entscheidung, auch wenn sie mit Herausforderungen verbunden sein kann. Die Applikation „DriveCheck Pro“ soll hier Abhilfe schaffen.

Die Möglichkeit, über Konnektoren nahezu jede Schnittstelle für die Datenanbindung zu nutzen, bietet zwar eine große Flexibilität, birgt jedoch auch Risiken. Es ist wichtig, dass Unternehmen sich dieser potenziellen Gefahren bewusst sind und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um ihre Daten zu schützen.

Fragen

Daher das Ziel, die Führerscheinkontrolle nur innerhalb von Office 365 digital umzusetzen. Dazu nachfolgende Fragestellung.

• Entwicklung einer digitalen Führerscheinkontroll-Applikation:
  Ist es möglich, mit den Ressourcen von Office 365 eine Applikation zur digitalen Führerscheinkontrolle selbst zu entwickeln?
• Verzicht auf SQL- und Dataverse-Datenbanken:
  Lassen sich SQL- oder Dataverse-Datenbanken durch SharePoint-Listen ersetzen, um eine schlankere Datenstruktur zu nutzen?
• Bereitstellung der Applikation an verschiedenen Standorten:
• Welche Auswirkungen hat die gleichzeitige Bereitstellung einer Applikation an mehreren Standorten auf das Datenmanagement und welche Datenstruktur empfiehlt sich?
• Einsatz von Power Apps und Power Automate:
  Können Power Apps und Power Automate für die Implementierung genutzt werden und wie steht es um die Skalierbarkeit dieser Lösung?
• Integration von RFID-Technologie:
  Wie kann die Auslesung von RFID-Chips realisiert und der ausgelesene Code anschließend effektiv verarbeitet werden?

Entscheidung

Die allumfängliche Antwort lautet … Ja, natürlich

SharePoint-Listen können beeindruckende 30 Millionen Elemente speichern, was auch für SharePoint-Dokumentenbibliotheken gilt. Sie ermöglichen das Ausführen von Abfragen und Operationen, auch wenn sie nicht die gleiche Leistungsfähigkeit und Flexibilität wie SQL-Datenbanken bieten. Eine bekannte Limitierung ist die maximale Anzahl von Zeilen, die standardmäßig auf 5000 begrenzt ist, sowie die Unmöglichkeit, Tabellen zu verknüpfen. Doch diese Herausforderungen lassen sich durch die Integration mit Power Apps und Power Automate effektiv bewältigen.

Die Entscheidung für eine bestimmte Datenbank war somit getroffen. Allerdings erfordert dies die strikte Einhaltung eines Datenmanagements, das auch bei festgelegten Limitierungen flexibel mit großen Datenmengen umgehen kann. Da Power Apps standardmäßig nur bis zu 2000 Datensätze abrufen kann, ist es notwendig, von Anfang an eine selektive Datenladung zu implementieren, um ausschließlich jene Datensätze zu verarbeiten, die tatsächlich erforderlich sind.

Hier der Verweis auf den Beitrag „SharePoint-Listen als Datenbackend„. Die konzipierte Datenbankstruktur ermöglicht ein effizientes Datenmanagement, das es erlaubt, auf Grund ihrer kaskadierenden Struktur gezielt nur die benötigten Daten zu laden. Somit ist es bei Power Apps nicht erforderlich, die Anzahl der im Speicher gehaltenen Datensätze über den Standardwert hinaus zu erhöhen, was jegliche Beeinträchtigungen ausschließt.

Datenmanagement

Falls doch der Bedarf besteht, größere Datenmengen jenseits der üblichen Beschränkungen zu erfassen und zu verarbeiten, ermöglicht Power Apps das Auslösen einer Anforderung an Power Automate. Dieser Prozessautomatisierungsdienst holt dann die benötigten Daten ab und stellt sie Power Apps zur Verfügung – in „DriveCheck Pro“ ein hervorragendes Beispiel für effiziente Interaktion zwischen den Services.

RFID

Die RFID-Technologie, die hier zum Einsatz kommt, ist minimalistisch geprägt.

Um die Authentizität und Sicherheit dieses Vorgangs zu gewährleisten, werden Führerscheine mit speziellen RFID-Labels ausgestattet, die an Kontrollstationen einfach und schnell gescannt werden können. Die Anbringung dieser Labels ist ausschließlich durch autorisiertes Personal erlaubt, um die Fälschungssicherheit zu garantieren. Ein wesentliches Merkmal der verwendeten RFID-Chips ist ihre Selbstzerstörungsfunktion, die aktiviert wird, sobald sie vom Führerschein entfernt werden. Dies verhindert den Missbrauch des Chips, sollte die Fahrerlaubnis entzogen werden.

Bei der digitalen Führerscheinkontrolle mittels RFID-Technologie ist der Datenschutz ein zentrales Element. Im Übertragungsprozess wird lediglich die eindeutige ID-Nummer des RFID-Chips übermittelt. Diese ID-Nummer ist zuvor im SharePoint-System einer bestimmten Person zugeordnet worden, als deren Stammdaten erstellt wurden. Die Datenübertragung wird durch eine Schnittstelle realisiert, die von Power Automate gesteuert ist. Dies sichert eine zuverlässige und effiziente Übermittlung der Daten in die SharePoint-Liste. Alle Prozesse entsprechen den strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), um den Schutz der Privatsphäre zu garantieren.

Akzeptanz

Die Akzeptanz von „DriveCheck Pro“ unter den Fahrern ist außergewöhnlich positiv. Die automatisierten Erinnerungsemails, die zu Beginn und am Ende jedes Monats zum Scannen auffordern, werden als hilfreich und keineswegs als Belästigung empfunden. Darüber hinaus tragen eingebaute Prüfmechanismen dazu bei, frühzeitig zu erkennen, ob im aktuellen Jahr Fristen für bestimmte Dokumente ablaufen. Dazu gehören beispielsweise Personenbeförderungsscheine oder Befristungen für bestimmte Führerscheinklassen, die nach fünf Jahren erneuert werden müssen. Power Automate leistet hierbei zuverlässige Arbeit, indem es die Fahrer rechtzeitig per E-Mail an diese wichtigen Termine erinnert.

In der Anwendung DriveCheck Pro sorgen visuelle Indikatoren dafür, dass auf besondere Anforderungen oder Fristen aufmerksam gemacht wird. Diese Indikatoren sind so gestaltet, dass sie den Nutzern ermöglichen, kritische Informationen schnell zu erfassen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Kurzvorstellung DriveCheck Pro (ohne Ton)

Ich hoffe, dass Sie die Inhalte dieses Blogs rund um Office 365, Power Automate, Power Apps und SharePoint-Listen informativ und hilfreich finden.

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